米子市で関与先約100社の安田社会保険労務士事務所　労働相談から給与計算まで幅広く対応

給与計算は、毎月のお給料の計算・支払いから、年末調整、住民税の計算など、1年を通してさまざまな業務があります。外注することで自社の給与計算業務の負担をどこまで減らすことができるか？自社で行う場合と比較して費用対効果はどうなのか？を解説します。

給与計算代行は、給与計算を外部に委託することです。毎月の給与計算に必要な、タイムカードの集計から入退社や人事異動などの情報変更を行い、給与計算を代行するものです。
毎月金額が変動的となり、計算が必要な残業代や社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税の計算が含まれます。明細の作成や印刷、封入、など明細発行関連業務も含まれるケースもあります。

給与計算の結果の給与振込データの作成や振込、税金の納付を代行するパターンです。1の給与計算・賞与計算代行に追加する形で依頼することが多く見られます。

※当事務所では振込データ作成は行いますが、納付代行は行っておりません。

給与計算のなかでも、特に業務が煩雑で、繁忙期が毎年の年末から年初に限られる年末調整を外部に委託するアウトソーシング・サービスです。安田社会保険労務士事務所では、通常期に給与計算・賞与計算業務をご依頼いただいているお客様のみ入力代行業務をお受けすることができます。
控除申告書類の封入・送付や申告書の内容チェック、源泉徴収票や支払報告書、法定調書合計表などの各種必要書類データの作成と提出代行などが含まれることが多いようです。

住民税の更新は毎月5月から6月に発生します。年末調整と同様に繁忙期が限られています。さらに地方税である住民税は、市区町村とのやり取りのなかで特別徴収額通知書などの紙媒体を大量に扱う必要があります。インターネットの対応が遅れている市区町村も多く、さらに時間的なコストが掛かってしまうのです。
そのため、給与・賞与の計算は自社で行っていても、時期が限られた住民税更新だけはアウトソーシングする企業も多くあります。

給与計算代行・アウトソーシングで、どのレベルまで外部に委託するかはその企業の考え方や、コスト意識によってさまざまです。場合によっては、給与計算代行だけでなく、タイムカードのデータ化や残業時間・有給休暇の計算などの「勤怠管理」、社会保険・労働保険の加入・脱退の手続きまでトータルで外注してしまう場合もあります。

給与計算を外部に委託するメリットをご紹介します。

給与計算にかかるコストは、給与計算担当者にかかるコストとシステムにかかるコストの2つに大きくわけられます。

担当者にかかるコストには、専門知識をもつ人材の人件費や正しく給与計算を行なうための教育コストが含まれます。システム・ソフトウェアにかかるコストには、通常の利用費や開発費のほかに、毎年のように起こる法令改正・税制改正に対応する費用も含まれます。

たとえばパッケージ型のソフトウェアで給与計算をおこなっている場合、法令改正のたびにソフトウェアの更新料やライセンスの再購入費がかかるケースが多々あります。金銭的な対応コスト以外にも、法令改正へ対応するよう業務フローを変更するコストも考慮したいところです。

アウトソーシングによって、これらの人材面とシステム面の両方のコストをおさえることができます。

前述のように税制や社会保障関係の法令は、毎年のように改正されます。ソフトウェアの更新だけでなく、担当者も常に法改正の情報をキャッチして、社内で正しく対応する必要があります。専門家でない社内の人材だけで、これらの改正の情報をタイムリーにつかみ、理解して対応することは容易ではありません。

アウトソーシングによって専門家にすべて任せられるので、社内の法令への社員の負担が軽減されます。

給与計算には専門知識が必要である一方で、その業務は毎月行なわれる定型的な業務がほとんどです。たとえばタイムカードの集計やソフトへの入力、給与計算、明細の発行などは、ルーティーンの作業となります。ルーティンを回して正しく給与計算が行われることは大切ですが、会社への利益を生み出せないのが実情です。

定型的な業務をアウトソースすることで、利益を生み出す創造的業務に人的・金銭的資源を集中することができるのは、大きなメリットと言えます。

給給与計算業務は、季節的な業務が発生し必要人員が大きく増減する業務です。

たとえば年末調整の時期や賞与を出す時期は、業務をスムーズに行なうために通常期よりも人員が必要となります。個人情報を扱い、専門的な知識を要する業務であることから、臨時でスタッフの雇用を雇うとしても慎重になる必要があります。

一方で、季節的な最大人員を通常期も確保しておくと、人件費がかさんでしまいます。アウトソーシングをすると、季節的な人員の増減にもスムーズに対応することができるでしょう。

給与計算をアウトソーシングする場合でも、給与計算の元になる最低限の勤怠管理を社内で行なう必要があるケースは多くあります。もともと勤怠管理がしっかり行われていない会社の場合には、タイムカードの導入や勤怠入力の徹底がなされることになります。

アウトソーシングのための勤怠情報の収集によって、勤務時間や残業時間が見える化され、結果的に社内でも生産性について見直す機会になるかもしれません。

メリットが大きいように思われる給与計算代行・アウトソーシングのデメリットにはどんなものがあるのでしょうか。

コスト削減が給与計算代行のメリットですが、給与計算だけでなく年末調整や住民税の更新まで外注した場合でも、削減できるのは給与計算に関する業務全体の一部となります。

勤怠管理や従業員情報の更新などは、アウトソーシングがしづらく、社内に残ってしまうことが多い業務です。また、アウトソーシングする場合、社内業務の期日が早めに設定されていることが多く、結果的にアウトソーシングする前より期間的に業務の忙しさが増す可能性があります。

給与計算を全体的にアウトソーシングする場合、それまで社内で給与計算業務を行っていた人材を別の業務にあてるなど、リソースを再分配することになります。

人員配置転換によって、従来社内で培ったノウハウがうまく残せない可能性があるほか、それ以後のノウハウは社内に蓄積されません。もし、アウトソーシング会社に何かあったような場合でも社内では対応が不可能になり、他のアウトソーシング会社を探す必要があります。

また制度や法令改正などについて気軽に聞く機会がなくなると、社内のコミュニケーションスピードが低下する懸念もあります。

メリット・デメリットがある給与計算のアウトソーシングですが、どのような会社・状況の場合に行なうのがよいのでしょうか。ここでは2つの目安をご紹介します。

従業員数10名以下の小規模な会社なら、社内のみで給与計算業務を行ってもある程度対応できる業務量であることが多い状態です。しかし従業員数10名を超えてくると、その業務量は従業員数に比例もしくはそれ以上に増えていきます。

季節的業務に対応することも考え、従業員数を目安にアウトソーシングを検討し始めるケースが見られます。

従業員数が10名以下の場合、経理をはじめ他の役職の人材が兼任で給与計算を行っていることがよく見られます。

社内の給与計算担当者が社労士資格を持っているケースは少なく、勉強しながら業務を行っているケースがほとんどでしょう。誰が担当する場合でも給与計算が正しく行われないと、労務リスクや税務リスクといったリスクが発生します。

正確性を重要視してリスクを回避する場合に、アウトソーシングする選択が考えられます。